नमस्कार दोस्तों इस ब्लॉग पोस्ट के माध्यम से हम आपको बताने वाले है कि विमर्श पोर्टल उपलब्ध एक्सेल रिजल्ट शीट से क्लास का रिजल्ट कैसे बनाये रिजल्ट बनाते समय हमें किन किन सावधानियों को रखना चाहिए
कक्षा 11 का रिजल्ट एक्सेल शीट से निर्मित करने के लिए महत्वपूर्ण निर्देश
1.सर्वप्रथम पूर्व से उपलब्ध विद्यार्थियों की जानकारियों को शीट के सेटअप के अनुरूप निर्मित कर लें।
2. जेंडर के लिये M/F, कैटेगरी के लिये SC/ST/OBC/GEN, अनुपस्थित के लिये AB दर्ज किया जाता है। जन्मतिथि का फॉर्मेट DD-MM-YY रहेगा। इस अनुसार अपनी जानकारी को बदल लें।
3.शीट में जानकारियों को कॉपी पेस्ट करना हो तो एक एक कॉलम करके केवल PASTE SPECIAL में VALUES ONLY ऑप्शन से ही करें। कॉपी-पेस्ट में त्रुटि की संभावना अधिक है। मैनुअल एंट्री करना अधिक उपयुक्त है। त्रुटिपूर्ण फॉर्मेट में या अधूरी जानकारी दर्ज करने अथवा गलत ढंग से कॉपी पेस्ट करने पर अपेक्षित परिणाम प्रदर्शित नहीं होगा। संभव है वह शीट इस्तेमाल के योग्य भी नहीं रहे। एक शीट में सभी संकायों का रिजल्ट एक साथ एकीकृत अथवा संकायवार पृथक पृथक शीट में बनाया जा सकता है। सभी संकायों का परिणाम एक शीट में ही बनाने की प्रक्रिया –
• पहले FACULTY शीट पर प्रथम संकाय चुनें फिर
• STUDENT-DATA में प्रथम संकाय के छात्रों की जानकारी दर्ज करें,
• SUBJECTS शीट पर प्रथम संकाय के समस्त छात्रों के सभी विषयों का चयन करें। अब पुनः
• FACULTY शीट पर वापस आकर द्वितीय संकाय चुनें
• STUDENT-DATA में द्वितीय संकाय के छात्रों की जानकारी दर्ज करें।
• SUBJECTS शीट पर द्वितीय संकाय के समस्त छात्रों के सभी विषयों का चयन करें। अन्य संकायों के लिये भी इसी क्रम का पालन करें। सभी संकायों का एक ही शीट में रिजल्ट बनाने की दशा में आगे की सभी शीटों RESULT/ SUMMARY/ SECOND-ATTEMPT/ DECLARATION शीट में संकाय के नाम वाली सेल (गुलाबी रंग की) में आपको सभी संकायों के नाम मेनुअल टाइप करना होगा। अलग अलग संकायों की MARKSSHEET प्रिंट करने के लिये भी पहले FACULTY शीट पर आकर संकाय बदलना होगा फिर उस संकाय के छात्रों की MARKSSHEET संबंधित सरल क्रमांक या सीरियल नंबर से प्रिंट करनी होगी। विषयवार समरी की ड्रापडाउन में भी वही विषय प्रदर्शित होंगे जो संकाय आपके द्वारा FACULTY शीट पर सलेक्ट है। दूसरे संकाय के विषयों की समरी के लिये FACULTY शीट पर दूसरा संकाय सलेक्ट करना होगा।
4. सभी विषयों के प्राप्तांक 100 पूर्णांक में से दर्ज किया जाना है (सैद्धांतिक एवं प्रायोगिक / प्रोजेक्ट के अंकों को जोड़कर)।
5. अर्धवार्षिक और रिवीजन टेस्ट के प्राप्तांकों को आपके द्वारा दर्ज करने पर जिस भी परीक्षा में छात्र के प्राप्तांक अधिक होंगे उसे संबंधित विषय के लिये छात्र द्वारा अर्जित प्राप्तांक मानकर सॉफ्टवेयर द्वारा गणना की जायेगी।
6. कक्षा 11 के रिजल्ट में अधिकतम 10 अंकों की ग्रेस एक या अधिक विषयों में सॉफ्टवेयर द्वारा ही दी जायेगी जो रिजल्ट शीट में प्रदर्शित होगी। ग्रेस का श्रेणी (डिवीजन) पर कोई प्रभाव नहीं होगा।
7. एक शीट से अधिकतम 600 विद्यार्थियों का परिणाम निर्मित किया जा सकता है। छात्र संख्या कम होने पर कुछ शीट में Blank Rows को डिलीट किया जा सकता है।
8. जो छात्र निर्धारित न्यूनतम प्राप्तांक प्राप्त नहीं कर पाते अथवा एक से अधिक विषयों में अनुपस्थित रहे हों उन्हें द्वितीय अवसर के लिये सॉफ्टवेयर द्वारा चयनित किया जायेगा एवं उसकी सूची भी जनरेट होगी।
9. छात्रों द्वारा लिये गए अतिरिक्त विषय (ADDITIONAL SUBJECTS) का चयन EXAM एक्सेल फाइल में सम्मिलित शीटों का विवरण इस प्रकार है :FACULTY – इस शीट पर सर्वप्रथम संकाय का चयन आपको ड्रॉपडाउन लिस्ट से करना है। • जिन विद्यालयों में व्यावसायिक विषय संचालित हैं उन्हें इस शीट पर व्यावसायिक विषय भी ड्रॉपडाउन लिस्ट से चुनना है। अधिकतम तीन व्यावसायिक विषय चुने जा सकते हैं। SCHOOL DATA – इस शीट पर अपने विद्यालय की जानकारी दर्ज करना है। STUDENTS DATA – इस शीट पर विद्यार्थियों की समस्त जानकारियाँ (रोलनंबर -11से कम अंकों का, प्रवेश क्रमांक, नामांकन क्रमांक, विद्यार्थी एवं उसके माता-पिता का नाम, जन्मतिथि, जेंडर एवं श्रेणी) दर्ज की जाना है। रोलनंबर 11 या इससे कम अंक का होना चाहिये। अधिक अंकों के रोलनंबर के लिये अंतिम के डिजिटस का प्रयोग करें। सभी नाम TEXT फ़ॉर्मेट में, रोलनंबर / प्रवेश क्रमांक NOMBER फ़ॉर्मेट में दर्ज करना चाहिये। इस शीट पर सभी विद्यालयों को स्टेटस कॉलम में सामान्य विषय के सभी छात्रों के लिये P एवं व्यावसायिक विषय के छात्रों के लिये V दर्ज करना अनिवार्य है। जन्मतिथि इस प्रकार टाइप की जानी चाहिये- 26-11-04 • SUBJECTS – इस शीट पर आपको सभी छात्रों के मुख्य 5 विषयों का चयन ड्रॉपडाउन लिस्ट से करना है। वैकल्पिक विषयों का चयन दूसरे विषय (भाषा/व्यावसायिक) के रूप में अथवा पांचवें विषय (जैसे-गणित/जीवविज्ञान अथवा वाणिज्य संकाय में इन्फार्मेटिक प्रेक्टिस) के रूप में करें। एक समान विषयों के छात्रों के विषयों का क्रम भी एक समान रखें। जैसे विज्ञान संकाय के सभी छात्रों के लिये तीसरे विषय के कॉलम में PHYSICS एवं चौथे विषय के कॉलम में CHEMISTRY का एक समान चयन करना चाहिये। प्रथम एवं द्वितीय विषय में भाषाओँ का चयन करें। एक समान विषयों के छात्रों के लिये विषयों का क्रम भी एक समान रखें। • EXAM DATA – इस शीट पर अर्धवार्षिक एवं रिवीजन टेस्ट के प्राप्तांक (100 में से कुल प्राप्तांक) दर्ज करें। एक विषय के प्राप्तांक दर्ज करने के बाद अगले विषय के प्राप्तांक दर्ज करने के लिये TAB key का प्रयोग करें। रिवीजन टेस्ट के बाजू वाले कॉलम में छात्र विशेष द्वारा चयनित अतिरिक्त विषय ड्रॉपडाउन लिस्ट से चुनकर उसके प्राप्तांक दर्ज किये जा सकते हैं। किसी प्रकार की त्रुटि के सुधार के लिये CORRECTION का कॉलम ओपन रहेगा जिसमें आप त्रुटि सुधार का विवरण टाइप करके दर्ज कर सकते हैं। MARKS SHEET – इस शीट में सरल क्रमांक दर्ज करके बढ़ते क्रम में आगे की 50 मार्कशीट जनरेट एवं प्रिंट की जा सकती है। सेल या फोंट का कलर, स्टाइल चेंज किया जा सकता है। COLUMNS तथा ROWS को एडजस्ट भी किया जा सकता है। मार्क्ससीट पर उसी संकाय का नाम प्रदर्शित होगा जो आपने FACULTY शीट पर चुना है। यदि सभी संकायों का रिजल्ट एक ही शीट से बनाया हो तो FACULTY शीट पर पहले प्रथम संकाय को चुनें तथा उसकी मार्क्ससीट संबंधित सीरियल नंबर से प्रिंट करें इसके उपरान्त FACULTY शीट पर दूसरा संकाय चुनें तथा उनके संबंधित सीरियल नंबर से दूसरे संकाय की मार्क्ससीट प्रिंट करें। • ALL-SUMMARY – इस शीट पर कक्षा /संकाय के कुल परिणाम की 2 संकलित रिपोर्ट जनरेट होंगी। • SUB-WISE -SUMMARY – इस शीट पर नीले रंग के बॉक्स में दी गई ड्रॉपडाउन लिस्ट से विषय का चयन करके विषयवार समरी रिपोर्ट प्राप्त की जा सकती है। V-TRADE-SUMMARY इस शीट पर पीले रंग के बॉक्स में दी गई ड्रॉपडाउन लिस्ट से व्यावसायिक विषय का चयन करके व्यावसायिक ट्रेडवार समरी रिपोर्ट प्राप्त की जा सकती SECOND ATTEMPT – इस शीट में द्वितीय अवसर प्राप्त छात्रों की सूची प्रदर्शित होगी। DECLARATION – इस शीट पर नोटिस-बोर्ड पर चस्पा करने एवं हेतु परीक्षा परिणाम की सूची जनरेट होगी। सभी संकायों का अलग अलग रिजल्ट बनाया हो तो उनकी DECLARATION शीट को किसी पृथक EXCEL शीट पर एक के नीचे एक कॉपी पेस्ट करके जोड़ा जा सकता है जिससे 11 वीं के सभी संकायों का एकीकृत रिजल्ट आपको प्राप्त हो जायेगा। • P-V-SHORTING- इस शीट पर दी गई ड्रॉपडाउन लिस्ट में PIV सलेक्ट करके सामान्य तथा व्यावसायिक का रिजल्ट अलग अलग जनरेट किया जा सकता है। BLANK MARKS SHEET- किसी त्रुटि की दशा में मेनुअल मार्कशीट बनाने के लिये खाली मार्क्स-शीट यहाँ उपलब्ध होगी। अधिकांश शीटों में फ़ॉर्मेटिंग की जा सकती है यथा – सेल बॉर्डर, फोंट साइज/कलर चेंज, ROWS या COLUMNS को रिसाइज करना आदि।
